Levelezés automatizálás KKV-knak: Időspórolás okosan

A levelezés automatizálása során a beérkező e-maileket szoftveres szabályok alapján előre meghatározott mappákba rendezzük, a csatolmányokat felhős tárhelyre mentjük, a levél tartalmából pedig azonnal feladatokat generálunk. Ezzel a módszerrel drasztikusan csökkenthető az adminisztrációs teher, megszűnik a folyamatos kattintgatás, és elkerülhető a fontos céges információk elvesztése.

Miért égeted az időd a postaládádban?

Ó, a levelezés! Fantasztikus dolog, mindenki imádja. Valójában mindenki állandóan e-maileket olvasgat, és állandóan e-maileket küldözget a munkanapja során. Reggel leülsz a gép elé, megnyitod az e-mail kliensedet, és azonnal arcon csap nyolcvan olvasatlan levél? A levelezés egy olyan to-do lista, amit mások írnak nekünk.

A legtöbben abban a hitben élnek, hogy a levelek puszta átolvasása és megválaszolása maga a produktív munka. Közben napi szinten órákat veszítünk el azzal, hogy ugyanazokat a mechanikus mozdulatokat ismételgetjük. Megnyitjuk, letöltjük, áthelyezzük, felírjuk magunknak egy cetlire. Ezt a végtelen mókuskereket meg kell állítanunk, mert hosszú távon teljesen felőrli az energiáinkat. 

A levelezés alapvető folyamata – és a rejtett buktatók

Nézzük meg egy pillanatra, mi is a levelezésnek az alapvető folyamata a mindennapokban. Ugye bejön a levél a rendszerbe. Azt valahogyan rendezzük, rendszerezzük magunknak, behúzzuk egy mappába, esetleg megjelöljük, hogy foglalkozni kell vele. Sokszor különösen fontosként kezeljük, vagy a cégneveknek megfelelően elnevezett mappába húzzuk be. Utána jönnek az egyebek, amiket maga a levél indukál a munkánk során. Feladatok létrehozása következik, akár saját magunknak, akár másoknak delegálva. Gyakran csatolmányok mentése történik a helyi szerverre, felhős tárhelyre, például OneDrive-ra vagy Google Drive-ra.

Ezzel az egésszel csupán annyi a baj, hogy emberi beavatkozást igényel minden egyes lépés. A fáradt kolléga félrekattint. Elfelejti lementeni a számlát. Rossz mappába húzza a fontos ügyfél levelét. Ezek az apró hibák később komoly pénzügyi vagy adminisztrációs veszteségeket okoznak a cégnek.

Az első lépés: Outlook szabályok és Gmail szűrők

A jó hír az, hogy a legtöbb levelező kliens rengeteg automata lehetőséget kínál a felhasználóknak. Ide értem a Gmail-t is, ami szintén rendelkezik beépített funkciókkal. Rögtön itt van például az automatikus rendezés lehetősége. Lehetőségünk van mindenhol különféle szűrőket beállítani. Az Outlook ezeket rules-nak, vagyis szabályoknak hívja. Ezekkel az egyszerű beállításokkal a beérkező leveleket automatikusan el tudjuk tenni egy adott mappába. Sőt, tovább is megyek a dologgal, mert további interakciókat is hozzájuk lehet rendelni. Ilyen például a bejövő üzeneteknek a továbbítása egy másik kollégának.

Ezek az alapvető beállítások már önmagukban sokat spórolnak havonta. Gondolj bele, milyen felszabadító érzés, amikor a hírlevelek azonnal egy "Olvasandó" mappába landolnak, a könyvelőnek szánt számlák pedig automatikusan továbbítódnak, anélkül, hogy neked a kisujjadat is mozdítanod kellene. Az irodai feladatok automatizálása pontosan ezekkel a kis, apró győzelmekkel kezdődik.

Lépjünk szintet: Csatolmányok automatikus mentése és feladatok

Ha egy kicsit kombináljuk a levelezőt esetleg más rendszerekkel, akkor már az "egyebeket" is gond nélkül el tudjuk végezni. Tudunk például automatikusan generálni feladatokat a levélből. Ezt megtehetjük akár a Tasks-ban, akár közvetlenül az Outlook-on belül is. Szintén remek megoldás a Microsoft Planner használata erre a célra.

A csatolmányokat is le tudjuk menteni automatikusan a felhőbe. Itt azért mindenképpen hozzá kell tennem egy fontos dolgot. Egy pici ismeretre már szükség van a Power Automate területén. Ezeket a műveleteket ugyanis nem közvetlenül maga a levelező kliens végzi el. Viszont a teljes programcsomag nagyszerűen kínálja ezeket a fejlett lehetőségeket.

Mire van szükség egyáltalán az ilyen automatizmusok beállításához a cégedben? Nos, az irodai programcsomagokkal már rengeteget nyerünk. Van mondjuk egy Microsoft 365 előfizetés, vagy esetleg egy Google Workspace a fiókok mögött. De a legfontosabb a jól felépített logika, azzal kapcsolatban, hogy mikor mit kell csinálni.

Ez a logikai tervezés a lelke mindennek. Sokszor látom, hogy cégek fejest ugranak a szoftvervásárlásba, de nem tudják pontosan, milyen folyamatot akarnak kiváltani. Érdemes megvizsgálni, hogy az automatizáció megtérülése hogyan jelentkezik a konkrét üzleti számokban.

Nézzük meg röviden, mi a különbség a hagyományos és az okos módszer között:

Esettanulmány: Rend a rendszerüzenetek káoszában

Egy nagyon érdekes példát tudok mondani a saját gyakorlatunkból. Az egyik cégnél egy kolléga folyamatosan kapott rendszerüzeneteket a postaládájába. Három különféle üzenet típust különböztetett meg az a rendszer. Az egyik egy "minden oké" üzenet volt, amikor minden rendben ment, ez csupán egy információs üzenet. A másik egy figyelmeztető üzenet volt a rendszer részéről. A harmadik kategóriába pedig a kritikus hibaüzenet tartozott.

Az egész folyamatnak az volt a lényege, hogy amikor bejöttek ezek az üzenetek, a kollégának mindig meg kellett nézni őket. Mindig a megfelelő mappába szét kellett szortírozni az érkező leveleket. Valamit csinálni kellett vele, attól függően, hogy éppen mi volt az üzenet: információ, hiba, vagy csak egy egyszerű figyelemfelhívó értesítés.  Ez tipikusan az a lélekölő feladat, ami felemészti a munkaidőt. Ez tipikusan RPA feladat, ezek pont az ilyen repetitív folyamatok kiirtására valók.

A SharePoint és Teams fúziója a gyakorlatban

Ez a cég a Microsoft 365-öt használta a mindennapokban. A Power Automate-en keresztül szerencsére be lehetett az egészet állítani. A leveleket a rendszer automatikusan átvizsgálja, majd szétszortírozza a mappákba. Emellett folyamatosan tölt egy SharePoint-os táblát is. Ebbe a táblába szépen beír mindent az adott üzenetről. Szépen, egymás után lehet látni, gyönyörűen, ahogy bejöttek a rendszerüzenetek.

Mivel ezek automata üzenetek voltak, a táblázatban láthatóvá vált a fejlécük, a tárgyuk, maga az üzenet szövege, és például az is, hogy pontosan mikor érkeztek. Ez az adathalmaz rendkívül fontos volt számukra. Ehhez a SharePoint táblához többen is hozzáfértek a csapatból. 

Ráadásul a megépített automatizmus időszakosan üzenetet küld az érintetteknek, ha valamivel nem foglalkoznak időben. Jelzi, hogy az adott problémával még nem történt semmi. Ez a figyelmeztetés azonban már nem egy újabb e-mailként, hanem egy Teams üzenetként érkezik meg. Így garantáltan nincsenek elfelejtve a fontos teendők. Mindig megvan a feladat gazdája, és mindig látja mindenki, hol tart a folyamat.

Természetesen a csatolmányokat is belevettük ebbe a folyamatba. A fájlok külön mentésre kerülnek egy dedikált mappába a felhőben. A SharePoint-os táblázatba pedig bekerülnek a linkek is, közvetlenül mutatva az aktuális csatolmányokra.

Gyakran Ismételt Kérdések (GYIK)

1. Milyen szoftverek kellenek az e-mailek és feladatok összekötéséhez?

Nincs szükség drága, új programokra. Ha rendelkezel Google Workspace vagy Microsoft 365 (Office) előfizetéssel, az eszközök (Gmail, Google Tasks, Outlook, Planner, Power Automate) már ott vannak a kezedben. Csak a megfelelő beállításokra és logikára van szükség a működésükhöz.

2. Biztonságos automatikusan lementeni a beérkező csatolmányokat?

Igen, amennyiben megfelelő szabályrendszert állítunk fel. Például beállíthatjuk, hogy csak konkrét feladóktól (pl. a könyvelőtől vagy egy ismert alvállalkozótól) érkező, PDF formátumú csatolmányok mentődjenek le a kijelölt felhős mappába, kizárva ezzel az ismeretlen forrásból származó fájlokat.

3. Szükségem van programozói tudásra a Power Automate használatához?

A folyamatok nagy része úgynevezett "Low-code / No-code" elven működik, azaz vizuális blokkokból építhető össze az automatizmus. Az egyszerűbb szabályokhoz elég egy kis logikai érzék. Bonyolultabb, feltételhez kötött folyamatoknál (például a fent említett 2 napos késleltetett Teams értesítés) érdemes lehet IT szakértő segítségét kérni az alapok összerakásához.

Kérj ingyenes konzultációt, és nézzük meg, a te postaládádban mennyi szabadidő rejtőzik!