Kell-e mindig új szoftver?

Egyáltalán nem kell minden új problémára azonnal új szoftvert vásárolni. A legköltséghatékonyabb megoldás, ha először a meglévő ökoszisztéma (pl. Google Workspace, MS 365) rejtett funkcióit aknázzuk ki. Ha ez kevés, API segítségével építhetünk egyedi kiegészítőket, és csak a legvégső esetben érdemes külső, dobozos szoftvert bevezetni a vállalkozásba.

Jó az, hogy ma már mindenre van egy új app?

Azon gondolkodtam, hányszor futottam bele abba, hogy láttam, hogy minden apró kihívásra egy új, csillogó szoftvert keres mindenki. Nem megy jól a feladatkezelés? Töltsünk le egy új appot! Káosz van a számlák körül? Fizessünk elő egy újabb szolgáltatásra is!

Higgyétek el: ez egy feneketlen kút. Pénzbe kerül, többnyire sok idő megtanulni a használatát, és a végén azt veszed észre, hogy az alkalmazásaid nem is beszélgetnek egymással, ráadásul a funkciók jelentős részét ki sem használod. Te pedig ott ülsz középen, és nem érted, hogy lehet ez, mikor mindent megvettél, ami csak kell. Általában akkor szokott ez előjönni, amikor rájössz, hogy kinőtted az Excelt, de a rossz irányba indultál el a megoldás keresésével.

Az informatika nem arról szól, hogy minél több rendszert halmozunk egymásra, hanem arról, hogy a meglévőket hogyan használjuk okosan. Egy vállalkozás IT háttere olyan, mint egy jó svájci bicska: nem kell belőle tíz darab, elég egy, de az tudja azt, amire valóban szükségünk van.

A Duckydev-féle 3 lépéses szoftverválasztási flow

Egyéni vállalkozóként igencsak meg kell fontolnom, mibe és mennyit fektetek, milyen szolgáltatásokat bérelek, és milyen szoftvereket veszek. Ezért felépítettem egy 3 lépéses flow-t, hogy megkönnyítsem a magam, és mások dolgát is. Ezt a módszert alkalmazom mindig, és az esetek 80%-ában komoly összegeket spórolunk meg vele. Nézzük, hogyan is néz ki ez a gyakorlatban!

1. Lépés: Nézz szét a saját házad táján! (A meglévő ökoszisztéma ereje)

A legtöbb KKV és egyéni vállalkozó már használ valamilyen alapszintű irodai csomagot. Legyen az a Google Workspace, a MS 365, a Zoho Workplace vagy épp az Apple iWork. Ezek a rendszerek hatalmas tudással rendelkeznek, aminek mi, felhasználók jó, ha a 20-30%-át kihasználjuk a mindennapokban.

Mielőtt bármit vennél, tedd fel a kérdést: meg tudom ezt oldani a jelenlegi rendszeremben? A Google Workspace például nem csak Gmailből meg Google Drive-ból áll. Ott van a Google Forms, amivel tökéletes adatbekérőket csinálhatsz, vagy a Google Sheets, amit ha okosan felépítünk, komplett nyilvántartó rendszerré válhat (bizonyos keretek között). Ha ezeket az eszközöket jól összekötjük, sokszor kiderül, hogy a "hatalmas probléma" valójában néhány kattintással orvosolható, ráadásul nulla extra költséggel, hiszen a havidíjat már úgyis fizeted.

2. Lépés: Építs hidat, ne új várost! (Egyedi fejlesztések és az API)

Mi van akkor, ha a meglévő rendszer önmagában már nem elég? Mondjuk a Google Sheets szuper, de neked egy olyan felület kell, amibe a kollégák mobilról tudják feltölteni a munkalapokat a terepről. Ilyenkor jön a képbe az egyedi fejlesztés, de nem úgy, ahogy a legtöbben gondolják. Nem egy teljesen nulláról felépített, többmilliós szoftverre van szükség.

Építhetünk egy apró, egyedi megoldást, ami szorosan együttműködik a jelenlegi ökoszisztémáddal. Itt jön képbe az API (Application Programming Interface). Képzeld el úgy az API-t, mint egy éttermi pincért. Te vagy a vendég (az egyedi alkalmazás), a konyha pedig a Google Workspace vagy a MS 365. Nem kell bemenned a konyhába főzni; elmondod a pincérnek, mit kérsz, ő bemegy, és kihozza neked a kész ételt (az adatokat).

Írhatunk egy kis Python scriptet, vagy egy Google Apps Script kódot, ami automatikusan legenerálja a dokumentumaidat, kiküldi az e-maileket, és elmenti a PDF-et a megfelelő mappába. Ez a megoldás hihetetlenül rugalmas és pontosan azt csinálja, amit te akarsz.

3. Lépés: A végső menedék (Mikor jöhet a dobozos szoftver?)

Ha az első két lépés nem hozott eredményt – például olyan iparágspecifikus, komplex vállalatirányítási rendszerre (ERP) van szükséged, aminek a lefejlesztése és karbantartása egy vagyon lenne –, akkor, és csakis akkor nézünk szét a piacon kapható, kész dobozos szoftverek között.

Itt nagyon fontos a mérlegelés, mert a dobozos szoftver olyan, mint egy konfekció öltöny: sosem fog tökéletesen passzolni rád. Mindig kompromisszumokat kell kötnöd. Vagy te igazítod a céged folyamatait a szoftverhez (ami fájdalmas tud lenni), vagy lemondasz bizonyos funkciókról. Persze, sokszor ez a racionális döntés, de ha idáig eljutsz, már pontosan tudni fogod, hogy miért mondtál le az első két opcióról. Ha bizonytalan vagy ezen a ponton, érdemes átgondolni az egyedi vagy dobozos szoftver dilemmáját egy korábbi cikkem alapján.

Meglévő vs. egyedi vs. dobozos: tegyük mérlegre!

Nézzük meg egy egyszerű táblázatban, hogy mi alapján érdemes dönteni, ha a szoftveres irányokat vizsgáljuk.

Egy valós példa (Saját sztori a praxisomból)

Hogy ne csak a levegőbe beszéljek, hozok egy konkrét esetet. Az egyik partnerem havi szinten közel 200 dokumentumot készített kézzel, Wordben és Excelben. A folyamat lassú volt, rengeteg elgépeléssel és hibával. Kértek árajánlatot egy kész dobozos dokumentumkezelő szoftverre, aminek a bevezetése 600.000 Ft lett volna, plusz havi 40.000 Ft licencdíj. Ráadásul tele volt olyan funkcióval, amire soha az életben nem volt szükségük.

Leültünk, és megnéztük az 1. és 2. lépést. Mivel már amúgy is Google Workspace-t használtak, fogtuk magunkat, és összeraktunk egy rendszert. Az adatokat Google Sheets-ben vezetik, és írtam mögé egy Apps Script kódot. Egyetlen gombnyomás, és a script legenerálja a Google Docs sablonból a szerződést, átalakítja PDF-be, elmenti a megfelelő ügyfélmappába a Drive-on, és azonnal ki is küldi e-mailben a megrendelőnek.

Költség? Csak a fejlesztési díjat kellett kifizetniük egyszer, ami töredéke volt a dobozos szoftver árának. Havidíj? Nulla forint pluszban, hiszen a Workspace-t amúgy is használták. A rendszer 100%-ban az ő folyamataikra lett szabva. Megoldottuk.

Legközelebb, amikor egy csábító szoftverhirdetés jön szembe veled, jussod eszedbe ez a cikk, és először a saját eszköztáradban nézz szét!

Gyakran Ismételt Kérdések (GYIK)

1. Honnan tudom, hogy a meglévő rendszerem (pl. MS 365) képes-e megoldani a problémámat?

Érdemes egy IT tanácsadóval vagy szakértővel átbeszélni a feladatot. Sokszor a beépített automatizációs eszközök (mint a Power Automate) olyan folyamatokat is le tudnak fedni, amikről a laikus felhasználó nem is sejti, hogy lehetségesek.

2. Drága dolog API segítségével összekötni két szoftvert?

Nem feltétlenül. Ha az adott szoftverek rendelkeznek jól dokumentált API-al, egy tapasztalt fejlesztő viszonylag gyorsan meg tudja írni a kettő közötti "hidat". Ez legtöbbször sokkal olcsóbb, mint egy teljesen új, harmadik rendszert bevezetni.

3. Mikor egyértelmű, hogy kész, dobozos szoftvert kell vennem?

Ha a cégednek nagyon szigorú, jogszabályok által szabályozott iparági sztenderdeknek kell megfelelnie (pl. komplex könyvelési programok, speciális egészségügyi nyilvántartók), ahol a szoftver gyártója garantálja a folyamatos jogszabálykövetést. Ilyeneket nem érdemes nulláról fejleszteni.

Kérj ingyenes konzultációt! Ha úgy érzed, elvesztél a szoftverek tengerében, és nem tudod, merre indulj, keress bátran, és megnézzük, mit hozhatunk ki a meglévő rendszereidből!